• Startera Consulting

Ticari defter: neden var, niye tasdik ettiriliyor, tasdiksiz olsa ne olur?


“Ticari defter” ifadesini yıl sonlarına doğru muhasebecinizden sık sık duyarsınız. Eğer bu işin içinde olmasaydım ve biri bana "ticari defterlerini tasdik ettireceğiz” deseydi, gözümün önüne kocaman siyah sert kapaklı bir defter gelirdi. İçinde şirketimin her türlü işleminin yazılı olduğunu, otorite konumundaki birinin kırmızı mumlu mührü ile defteri okuyup, mühürleyeceğini hayal ederdim.


Eğer buna benzer sahneler gözünüzün önüne geliyorsa, bu yazıda biraz daha gerçek hayatı açıklamaya çalıştım:


Öncelikle ticari defterler çeşit çeşit. Çeşitliliği işlerin farklılıklarından kaynaklanıyor. Buradan da biraz anlaşıldığı gibi defterlerin içine işletmemizin farklı konulardaki işlemlerini yazıyoruz: muhasebe kayıtları, yönetim kurulunun aldığı kararlar, genel kurulda yapılan tartışmalar ve sonuçları, damga vergisi beyanlarımız vb. vb. Bu durumda; tahmin edeceğiniz üzere bir kooperatifin, bir sigorta şirketinin ya da bir nakliye firmasının defterleri birbirinden farklı.


Kimin hangi defteri dolduracağı ise Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu’nda (VUK) belirtiliyor. Bu kanunlar okul yıllarındaki öğretmenlerimiz gibi ders yılı başında kaç ortalı kaç tane harita metot alınacağını bize söylüyorlar. Örneğin, işine özgü tutması gereken özel defterler dışında, şahıs şirketlerinin 4, A.Ş.’lerin ve Ltd. Şti.’lerin 6, gerçek kişi tacirlerin 3 zorunlu defteri var.


Defter derken, bunların bir kısmı gerçekten defter görünümünde (yönetim kurulu karar defteri, pay defteri gibi), diğerleri ise işinizin hacmine göre ardışık numaralanmış A4 kâğıdı desteleri. Bu noktada işinizin büyüklüğü devreye giriyor. Çünkü hemen hemen tüm işletmelerin tutmakla yükümlü olduğu envanter, yevmiye ve kebir defterlerine çeşitli şekillerde sınıflandırılmış muhasebe kayıtlarınız yazılıyor. İşletmeniz, her gün yüzlerce satış yapan, onlarca kalem farklı stok hareketi oluşturan, 5 şubeli bir yapı ise sayfa sayınız farklı, ayda 5 fatura kesen, 2 çalışanı olan, giderleri sınırlı mütevazı bir işletme ise sayfa sayınız farklı olacaktır. Bu defterler kaç sayfa hazırlanmalı sorusunun cevabını muhasebeciniz bilir ve sizin için o kadarlık A4 destesi hazırlar.


Gelelim hazırlığa: Bu defterlerin bir kısmı gerçek defter gibidir demiştik. Yani bir kırtasiyeye gidip, alınır. Kapakları sevimsiz olduğu için de en arka raflarda yere en yakın şekilde saklanır. İstenince ortaya çıkıveren ama gayet resmi ürünlerdir 😊


A4 olarak hazırlananlar içinse yine muhasebe ofisiniz alacağı A4 kağıtların sağ üst köşesine 1’den başlayarak ihtiyacınız sayısınca numara basarak, örneğin 250 sayfa, bir deste oluşturur. Bu deste, yeni senede kullanılacak yevmiye, kebir veya envanter defterinizdir.

2018 biterken 2019’un defterleri hazırlanır. 2018 defterleri de aynı şekilde 2017 sonunda hazırlanmıştır ve yıl bitiminde yapılacak baskıyı beklemektedir.


2019 defterleri 31 Aralık 2018 tarihine kadar noterde onaylanır. Yani notere götürülen tertemiz A4 kağıtlarının ilk sayfasına işletmenizin adı, defterin sayfa sayısı, ne defteri olduğu, noterin bilgileri yazılır (bir nevi kocaman bir etiket) ve her bir sayfa tek tek mühürlenir. Böylece resmiyet kazanan defterimiz yeni sene için hazır olur. Noterler de hem bu resmiyet kazandırma görevleri hem de yaptıkları operasyon için sizden bir ücret talep ederler.


2018 defterleri de yılın bitimiyle beraber doldurulur (sınıflanmış muhasebe verileri ilgili defterlere basılır) ve 2019 yılı içinde belirli tarihlere kadar tekrar notere götürülerek kapattırılır. Yani defterin arkasına da bir etiket yapıştırılır. Bundan sonra defter sayfalarında hiçbir değişiklik, ekleme, çıkarma yapılamaz.


“Artık muhasebe, bilgisayar ortamında tutuluyor. Her şey programda mevcut, neden tekrar deftere yazıyoruz?” sorusu akıllara gelmiş olabilir. Ayrıca, büyük işletmelerin binlerce sayfa kağıda bütün bir senenin işlemlerini dökmesi ve kolilerce defter arşivlemesi çok mantıklı değil. Bunun için de tüm hukuki gereklilikleri karşılayan ve baskı gerektirmeyen e-defter sistemi mevcut. Bu sistemde gerçek kişiler nitelikli elektronik sertifika ile tüzel kişiler ise mali mühür ile defterlerini oluşturup istenildiğinde ilgililere sunmak üzere saklayabiliyorlar.


e-Defter kullanan bir mükellef değilsek ve bilgisayar programımızda kayıtlı verileri deftere yazdırmak çok aklımıza yatmadı ise, defterlerin gerekliliğini şu şekilde özetleyebiliriz: bir mükellef olarak işlemlerinizin vergi kanunlarına uygun olup olmadığı defter kayıtlarınız incelenerek tespit edilebilir. Diğer işletmelerden olan alacaklarınız ve borçlarınız da aynı şekilde bu deftere yansıyan kayıtlardan anlaşılır. Bu nedenle, en temel olarak denebilir ki, bir alacak-borç davanız olduğunda mahkeme bilirkişilerden yasal defterleriniz üzerinde inceleme ve bu kayıtlara göre bir hesaplama yapmasını isteyecektir. Aynı şekilde, vergi idaresi de işletmeniz üzerinde bir inceleme yapmaya karar verirse, ticari defterlere yazılmış kayıtları esas alacaktır. Ya da siz alacaklı olduğunuzu düşünür ve vergi iadesi talep ederseniz, yine ticari defterlerinizin incelenebilir olması gerekiyor.


Son olarak, hadi diyelim deftere yazdırdık ama açılış/kapanış tasdikini anlamsız bulduk veya bu tasdikin verilen süre içinde yapılmasını atladık. Sonuç ne olur derseniz; VUK’nu bu konuda oldukça sert: hem tasdiksiz defter için usulsüzlük cezaları öngörüyor hem de tasdiksiz deftere yazılan bilgi suya yazılan bilgi ile aynıdır ve yok hükmündedir diyor. Geciktiğinizi fark edip, son tarihten 1 ay içinde tasdik işini hallederseniz 2. derece (2018 yılı için 80 TL) usulsüzlük cezası ödemek gerekiyor. Hiç tasdik ettirmezseniz, vergi idaresi vergi matrahınızı re’sen tespit ediyor ve 1. derece usulsüzlük cezası (2018 yılı için 148 TL) ödemek gerekiyor. Tasdiksiz defterlerin delil olarak kullanılma durumu da ortadan kalkmış oluyor.


Daha fazla detay ve yazının kaynakları için:

https://www.verginet.net/dtt/11/Vergi-Sirkuleri-2018-3.aspx

https://www.ismmmo.org.tr/Mevzuat/Ticari-Defterler-Ve-Tasdik-Zamanlari-Hakkinda-Duyuru--12927

Startera Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik Ltd. Şti. 

Emniyet Evleri Mahallesi Eski Büyükdere Caddesi Sapphire AVYM B4 Kağıthane İstanbul

535-975 7847

533-688 0053

info@startera.com.tr

  • White LinkedIn Icon
  • White Twitter Icon

For any inquiries, please call or email us.

Alternatively you can fill in the following contact form.